Osoby organizujące konferencje powinny zanim przystąpią do pozostałych czynności sprawdzić na samym początku niezajęte terminy w hotelach. Należy zarezerwować salę konferencyjną, aby nie być późnej niemile zaskoczonym gdy dowiemy się, że pożądany przez nas termin jest zajęty. Organizacja konferencji ¹ bardzo często przyciąga sponsorów. Zapomina o tym często wielu organizatorów dużych warsztatów. zbierając w sali konferencyjnej 100 czy 1000 osób można założyć, że wiele firm np. towarzystw ubezpieczeniowych zechce zaistnieć z własną ofertą. Sponsorzy niechętnie dają jakieś większe sumy pieniędzy na organizację, ale kupują np. poczęstunek i materiały promocyjne dla wszystkich uczestników. Organizatorzy tego typu imprez muszą wiedzieć, że podstawą sukcesu jest odpowiednia reklama imprezy. Konferencja powinna mieć duży rozgłos. Organizatorzy mogą porozumieć się np. z władzami miejscowości w której będzie odbywać się konferencja ². Za pomocą tego możecie uzyskać takie korzyści jak doskonałe obiekty, czy pojawienie się reklamy konferencji w oficjalnych materiałach promocyjnych danego miasta. Dobrym pomysłem będzie również stworzenie oficjalnej strony internetowej imprezy. Ceny zrobienia i utrzymania takiej dedykowanej strony są nieduże i można cały projekt domknąć budżetem 1000 złotych. Taki rodzaj promocji pomoże w pobraniu informacji o konferencji specjalistycznym portalom tematycznym. Następnym aspektem profesjonalnej organizacji konferencji jest dostarczenie rozrywki jej uczestnikom w czasie wolnym od wykładów. W tym temacie sprawdzają się np. atrakcje turystyczne regionu w którym ma miejsce konferencja. Tego typu wycieczka połączona ze zwiedzaniem jest dobrym pomysłem , ale jedynie w przypadku gdy konferencja ma miejsce daleko od miejsca zamieszkania jej uczestników.